Skanna fakturor
Det första steget i systemet är import av fakturor. Fakturor kan skannas och importeras en och en, men mer effektivt är istället att hantera många tillsammans. En hel bunt stoppas då i arkmataren i scannern och man får ut en enda stor fil med ensidiga och flersidiga fakturor blandat. Dessa hanteras sedan i ett specialiserat importformulär där man skiljer på själva fakturan (första sidan) och eventuella specifikationer (sid 2,3,4 osv) på fakturan.
När fakturabilden går igenom skannern händer det att pappret dras snett vilket kan ge upphov till sämre resultat vid avläsningen. Därför förbehandlar systemet automatiskt bilderna och rättar upp sneda bilder, samt vänder på dom om de hamnat åt fel håll. Efter detta görs optisk teckentolkning/ OCR av fakturorna vilket gör att man sällan behöver justera något i formuläret manuellt.
Elektroniska fakturor
Elektroniska fakturor kan också skickas in i systemet med epost och systemet klarar av både PDF-faktura och skannade fakturor. Varje företag får en unik epost-adress dit fakturor kan mailas in. Första gången man tar emot ett mail från en okänd avsändare så måste man godkänna avsändaren manuellt. Därefter kommer nya mail från denna avsändare automatiskt att skapa fakturor i systemet associerad med den leverantören.Fördelar med fakturaskanning
När bilderna är inne i systemet så utförs optisk teckentolkning (OCR) av dessa. Detta innebär att systemet tolkar bilden till bokstäver, text och rader. Fakturatexten sparas sedan tillsammans med fakturan och görs sökbar i systemet. Dessa fritextsökningar i det så kallade "fakturaarkivet" är en av de stora fördelarna med fakturaskanning.
Man kan enkelt söka upp en faktura på exempelvis
- Artikelnummer - ange leverantörens artikelnummer
- Referens - ett förnamn, efternamn eller en referenskod
- Fakturanummer - fakturanummer eller ocrnummer
