Avtalshantering

Som ett komplement till vår modul för effektiv digital fakturahantering, inkluderar Dinumero också en modul för att hantera avtal. Här samlar du företagets alla avtal på en gemensam plats, söker enkelt upp befintliga avtal och får påminnelser innan avtal är på väg att förnyas.

Som kund väljer man själv hur man vill kategorisera sina avtal, så finns ingen begränsning på vilken typ av avtal man hanterar. Hyresavtal, leasingavtal, kundavtal, leverantörsavtal och anställningsavtal trivs alla lika bra i systemet.

Allmänt om avtalshantering

Avtalen i systemet följer en livscykel där de börjar med status "Förslag" och går vidare till "Aktivt" när startdatum passerat. I detta läge ligger avtalet så länge slutdatum inte har passerats eller avtalet förlängs. När ett avtal sägs upp får det status "Uppsagt", tills slutdatum passerat då det till slut flyttas till "Arkiverat".

När man registrerar ett avtal kan man bifoga skannade dokument och PDF-filer, texten i dessa tolkas och lagras tillsammans med avtalet och görs fullt ut sökbar. Detta gör det möjligt att söka på ett ord i ett bifogat dokument för att hitta ett visst avtal.

När avtalen är på väg att löpa ut får man påminnelser om detta via mail och har möjlighet att attestera förnyelse av avtalet.

Registrera nytt avtal

Avtalen registreras med basuppgifter som start- och slut-datum, namn, motpart och det finns ett fält för anteckningar. Man väljer de kategorier som är lämpliga och det finns möjlighet att välja om avtalet vara synligt för alla eller endast för en mindre grupp användare.

Därefter väljer man om avtalet skall förnyas automatiskt och isåfall med hur lång tid. Därefter väljer man uppsägningstid som räknas i förhållande till slutdatum för avtalet.

Datumen räknas om nattetid, strax efter midnatt. Om uppsägningsdatumet på ett avtal då har passerat kommer nya datum att räknas ut. Nytt slutdatum blir det gamla slutdatumet plus förnyelsetiden.

Om datumet har passerat uppsägningsdatumet minus ett antal dagar (detta datum kallas bevakningsdatum) kommer påminnelser att skickas ut med ett meddelande om att avtalet snart är på väg att förnyas.

Attest av avtal

Den person eller grupp som står som ägare av ett avtal får alltså påminnelser i god tid när ett avtal är på väg att förnyas. I mailet finns en länk till vilka avtal det handlar om och personen kan klicka in på avtalet och välja att godkänna avtalsförnyelsen.

När man godkänner förlängning av ett avtal, så ändras statusen på avtalet så att man inte får fler påminnelser förrän det är dags för förlängning nästa gång.

Avtal som har en kort förlängningstid, exv löpande månadsavtal, är ofta inte intressanta att attestera. Därför kan man välja bort påminnelser på dessa avtal.

Söka avtal

När man registrerar ett avtal fyller man i ett antal textfält som namn och anteckningar som görs sökbara via fritext. Dessutom bifogar man skannade dokument och PDF-filer till avtalet, texten i dessa tolkas och lagras tillsammans med avtalet och görs fullt ut sökbar. Detta gör det möjligt att söka på ett ord i ett bifogat dokument för att hitta ett visst avtal.

Förutom detta har man förstås möjlighet att filtrera ut avtal baserat på vilken kategori det tillhör, slutdatum och bevakningsdatum.