Attestera faktura
Attestbeslut
Så snart en attestant blivit aktuell i en attestflöde skickas ett mail ut till personen om att han eller hon har fakturor att attestera. I mailet finns för bekvämlighet en länk direkt till gränssnittet som används vid attesten.
Efter inloggning så ser attestanten alla de fakturor som kan attesteras, och man kan välja vilken man vill titta på. Varje faktura kan sedan antingen godkännas, nekas eller läggas "under bevakning".
Vid godkännande går fakturan vidare till nästa nivå i attestflödet, och detta upprepas tills nivåerna är slut, då fakturan är slutattesterad. Nekar man så avstannar attestflödet omedelbart.
Det tredje alternativet "Under bevakning" innebär att fakturan läggs "på is", exempelvis i väntan på fullständig leverans eller dylikt.
Attestflöde
Attestflödet definierar vilka personer som skall attestera fakturan, samt i vilken ordning de skall göra det. Attestflödet består av ett antal nivåer, samt ett antal attestanter (personer) på varje nivå.
Det vanligaste är att varje nivå attesteras av en person och när alla nivåer är färdiga anses hela fakturan slutattesterad. Alternativt så kan man också ställa in regler som att två i gemenskap skall attestera fakturan på en viss nivå.
Kombinerar man sedan dessa regler kan man smidigt definiera de flesta typer av attestgångar. För att fakturan skall anses slutattesterad så måste alltså minst en person på varje nivå ha attesterat fakturan.
Attestflödet kan till viss del redigeras utav attestanten. En attestant är begränsad till att lägga till personer på en nivå ovanför, nedanför eller på samma nivå som sig själv. Detta gör att man exempelvis kan delegera sin attest till en annan person, eller skicka fakturan till rätt mottagare, om den skulle hamnat fel.
Man kan dock aldrig ta bort en person på en nivå ovanför sig själv, då detta kan kringgå företagets attestregler.
Spårbarhet
När attestflödet redigeras, eller en person attesterar en faktura, så läggs händelser in i fakturaloggen. Loggen svarar på följande frågor:
- Vad har hänt med fakturan?
- Vid vilken tidpunkt?
- Vem gjorde ändringen?
Man kan följa fakturan från början till slut och får alltså en i fullständig spårbarhet över fakturans livscykel.
